1. Inleiding
Stichting Voedselbank Eemsdelta ondersteunt mensen die tijdelijk onvoldoende financiële middelen hebben om in hun dagelijkse voedselbehoefte te voorzien.
Wij vinden het belangrijk dat iedereen die met onze voedselbank te maken heeft, erop kan vertrouwen dat zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens wordt omgegaan.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten betrokkenen hebben.
Wij handelen daarbij overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Klanten
Voor het beoordelen en verzorgen van voedselhulp kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
Naam, adres en contactgegevens.
Geboortedatum en gezinssamenstelling.
Inkomensgegevens en noodzakelijke gegevens over vaste lasten en uitgaven.
Gegevens over de aanvraag, intake, herintake en beëindiging van voedselhulp.
Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling, organisatie en uitvoering van de voedselhulp.
Medewerkers
Van onze medewerkers verwerken wij gegevens die nodig zijn voor de organisatie van de werkzaamheden, waaronder naam, contactgegevens en, indien van toepassing, relevante aanmeldingsgegevens.
Daarnaast registreren wij alarmnummers of contactpersonen voor noodgevallen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt wanneer dat noodzakelijk is.
Voor interne communicatie, waaronder de medewerkersnieuwsbrief, verwerken wij de daarvoor benodigde contactgegevens. Deze nieuwsbrief is uitsluitend bestemd voor medewerkers en niet voor externe abonnees.
Donateurs, leveranciers en andere relaties
Wij kunnen namen, contactgegevens en, indien noodzakelijk, betalingsgegevens verwerken voor het afhandelen van donaties, leveringen, samenwerkingen en correspondentie.
3. Intake, herintake en samenwerking met Cadanz Welzijn
De intake en herintake van klanten worden verzorgd door Cadanz Welzijn. Waar nodig vindt overleg plaats met de secretaris van Voedselbank Eemsdelta.
De noodzakelijke gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoordelen, organiseren en voortzetten van de voedselhulp en de daarmee samenhangende begeleiding.
4. Vertrouwelijkheid en toegang tot gegevens
Klantgegevens worden vertrouwelijk behandeld.
Binnen Voedselbank Eemsdelta hebben uitsluitend het secretariaat en de daartoe bevoegde medewerker bij de ontvangst in de uitgifteruimte toegang tot de klantgegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Andere medewerkers krijgen geen toegang tot deze gegevens.
Bijzondere situaties kunnen in bestuursvergaderingen worden besproken. Dit gebeurt zonder vermelding van namen, adressen of andere gegevens waarmee de betrokken klant herkenbaar kan worden gemaakt.
Klantgegevens worden niet verstrekt aan Voedselbanken Nederland of andere externe organisaties, behalve voor de noodzakelijke samenwerking met Cadanz Welzijn.
5. Contact met externe organisaties
Wanneer het voor de ondersteuning van een klant wenselijk is contact op te nemen met een andere organisatie, bijvoorbeeld de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB) in Appingedam, vragen wij hiervoor vooraf toestemming aan de betrokken klant.
Zonder deze toestemming verstrekken wij in dergelijke gevallen geen persoonsgegevens aan de betreffende organisatie, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
Ook wanneer toestemming is gegeven, delen wij uitsluitend de gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.
6. Grondslagen voor gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan dat bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van afspraken over voedselhulp, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het behartigen van gerechtvaardigde belangen of op basis van toestemming.
Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kan deze toestemming worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
7. Bewaartermijnen
Voedselbank Eemsdelta bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Het bestuur heeft besloten om met ingang van 1 januari 2025 een bewaartermijn van zes maanden na de uitschrijfdatum van klanten te hanteren.
Deze bewaartermijn geldt voor alle persoonsgegevens van klanten, ongeacht hoe deze zijn vastgelegd. Dit geldt dus zowel voor digitale gegevens als voor papieren dossiers en gegevens op andere gegevensdragers.
Na afloop van deze termijn worden de gegevens veilig verwijderd of vernietigd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
Voor andere categorieën persoonsgegevens geldt dat deze worden verwijderd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn, rekening houdend met eventuele wettelijke bewaarplichten.
8. Beveiliging
Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking.
De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot degenen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Wij beoordelen onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze waar nodig aan.
9. Website en cookies
Onze website kan gebruikmaken van cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.
Indien wij daarnaast analytische of andere niet-noodzakelijke cookies gebruiken, informeren wij bezoekers hierover en vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.
10. Uw rechten
Op grond van de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, gebruikmaken van verschillende rechten, waaronder:
Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Recht op correctie van onjuiste gegevens.
Recht op verwijdering van persoonsgegevens, wanneer daarvoor aanleiding bestaat. Dit recht heeft betrekking op zowel digitale gegevens als gegevens op papier en andere gegevensdragers.
Recht op beperking van de verwerking.
Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens, wanneer dit van toepassing is.
Recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.
U kunt hiervoor contact opnemen met Voedselbank Eemsdelta. Wij behandelen dergelijke verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijnen.
11. Vragen en klachten
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, wilt u gebruikmaken van uw rechten of heeft u een klacht? Neem dan contact met ons op.
Ook kunt u gebruikmaken van het klachtenformulier dat beschikbaar is via onze website en op onze locaties.
Stichting Voedselbank Eemsdelta
Waddenweg 2
9933 KH Delfzijl
E-mail: info@voedselbankeemsdelta.nl
Wanneer wij samen niet tot een passende oplossing komen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
12. Wijzigingen
Voedselbank Eemsdelta kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, werkwijzen of omstandigheden daartoe aanleiding geven.
De actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.